Проектная технология вкратце
Проект - это комплекс мероприятий, направленных на достижение конкретного результата с заранее оговоренной суммой. Этим оно отличается от, например, абонентского сопровождения, где надо просто выполнять задания по мере их поступления. Например, постройка дома - это проект. А периодически что-то чинить в уже построенном доме - это абонентское сопровождение.
Проекты выполняются по проектной технологии. Приведём здесь основные отличия проектной технологии:
1. Наличие руководителей проектов, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. В строительстве руководитель проекта со стороны Исполнителя называется прораб. Это человек, который отвечает за результат, руководит всем проектом, указывает кому - какие действия выполнять, принимает работы, сдаёт Заказчику. Не менее важен руководитель проекта со стороны Заказчика (далее РПЗ). Это человек, с которым надо оперативно утрясать многочисленные организационные вопросы, как-то готовность персонала к обучению, обсуждение состава работ, наличие необходимых ресурсов со стороны исполнителя. Например, чтобы автоматизировать рабочее место кассира, надо чтобы Исполнитель приготовил компьютер, подключенный к сети, кассовый аппарат и сам кассир. Организовать это должен руководитель проекта со стороны Исполнителя. Соответственно у него должны быть определённая власть (об этом ниже) и полномочия
Приведём пример из практики на основании неудачного проекта по автоматизации сети точек шиномонтажа. Несмотря на многочисленные объяснения о необходимости РПЗ, он назначен не был. Было сказано, что будет создан чат в мессенджере, туда будем писать многочисленные вопросы, и там будет всё оперативно решаться. В этом же чате присутствовал и руководитель Заказчика. В результате с нашей стороны один вопрос задавался 5 раз в разные дни и 5 раз был проигнорирован. Естественно программа не внедрилась, Заказчик зря потерял деньги на внедрение. Но своей ошибки не признал, даже когда ему были предоставлены скриншоты мессенджера
2. Поэтапное выполнение работ. Проект состоит из следующих этапов:
2.1. Экспресс-диагностика. Важно для понимания целей и границ проекта. То есть прорабу надо понимать - какое здание строим, какой площади, какой этажности. К примеру и баня 6х4 м и многоподъездная многоэтажка являются зданиями, но масштаб проекта различается на порядки. Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно, методом опроса руководства Заказчика;
2.2. Обследование. Исполнителю важно до мелочей понимать сколько рабочих мест надо автоматизировать, как в данный момент работают сотрудники Заказчика, с какими программами взаимодействуют, кто какие функции выполняет. Аналогом обследования в строительстве являются предпроектные изыскания, а в медицине - медицинские анализы. Обследование выполняется методом опроса ключевых пользователей со стороны заказчика. Ключевые пользователи - это несколько наиболее опытных сотрудников заказчика, опросив которых мы сможем в целом понять как работает предприятие Заказчика. Их не должно быть много. Например, если в отделе продаж работает 10 человек, и все продают одно и тоже и выполняют примерно одни и те же действия, то достаточно опросить одного. Опрашивать всех десятерых будет долго и дорого. Результатом обследования является отчёт об обследовании с описанием модели выполнения работ "Как есть";
2.3. Проектирование. Здесь руководитель проекта с аналитиками и архитекторами тщательно продумывает - какими программами надо решить задачу, продумывает до мелочей весь комплекс мероприятий, какие специалисты в какой момент будут нужны и сколько это будет стоить, защищает проект перед Заказчиком. Заказчик здесь не должен занимать пассивную позицию. он должен придирчиво выяснять как планируется проект, ему "в этом доме жить". Результатом проектирования является отчёт об обследовании с описанием модели выполнения работ "Как будет", смета проекта, технические задания для специалистов;
2.4. Выполнение работ. Здесь вовсю кипит стройка в соответствии с планом проекта, техническими заданиями. Обучаются пользователи. Переносятся пробные остатки и справочники. Выполняются доработки, спроектированные ранее. При этом заказчик при необходимости предоставляет нужные ресурсы, как в примере выше про рабочее место кассира;
2.5. Опытная эксплуатация. Крайне важна для успеха проекта. Прежде чем начать работу надо её проверить в деле, попробовать поработать в новой программе, выявить и исправить все недочёты. Откуда могут взяться недочёты? Например, на этапе обследования пользователь не всё сказал, аналитик не всё зафиксировал, заказчик спустя рукава проверил результат обследования, приёмка работ выполнялась формально. На этапе опытной эксплуатации пользователям придётся поработать одновременно в двух программах. В этот момент они начинают понимать, что им придётся работать по новому и начинают выражать недовольство. ВСЕГДА. А иногда и саботировать работы, открыто или скрытно. Для этого опять таки нужен РПЗ, у которого есть власть над пользователями. Про сопротивление персонала хочется сказать отдельно. Чаще всего руководство в начале проекта не верит, что их сотрудники могут саботировать изменения. На нашей практике один руководитель убеждал, что у него "очень лояльный к изменениям персонал". И именно у него старший продавец громко во всеуслышание на весь отдел заявляла, что "Я не буду работать в новой программе". Естественно никто из саботажников не признаёт, что он саботажник. Примерный список отговорок таков "это неудобно", "у нас это работать не будет", В первые дни сотрудники исполнителя часто присутствуют на рабочих местах пользователей для оперативного решениях многочисленных вопросов пользователей программисты всё неправильно сделали", "почему нельзя всё сделать как в старой программе" "я лучше уволюсь", "какой дурак это придумал". Тот проект, к сожалению, был неудачным, Заказчик зря потратился на внедрение;
2.6. Промышленная эксплуатация. Переход на работу в новой программе. Старая программа отключается, данные из неё перенесены в новую, пользователи обучены, недочёты исправлены, всё готово к работе по новому.
Проекты выполняются по проектной технологии. Приведём здесь основные отличия проектной технологии:
1. Наличие руководителей проектов, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. В строительстве руководитель проекта со стороны Исполнителя называется прораб. Это человек, который отвечает за результат, руководит всем проектом, указывает кому - какие действия выполнять, принимает работы, сдаёт Заказчику. Не менее важен руководитель проекта со стороны Заказчика (далее РПЗ). Это человек, с которым надо оперативно утрясать многочисленные организационные вопросы, как-то готовность персонала к обучению, обсуждение состава работ, наличие необходимых ресурсов со стороны исполнителя. Например, чтобы автоматизировать рабочее место кассира, надо чтобы Исполнитель приготовил компьютер, подключенный к сети, кассовый аппарат и сам кассир. Организовать это должен руководитель проекта со стороны Исполнителя. Соответственно у него должны быть определённая власть (об этом ниже) и полномочия
Приведём пример из практики на основании неудачного проекта по автоматизации сети точек шиномонтажа. Несмотря на многочисленные объяснения о необходимости РПЗ, он назначен не был. Было сказано, что будет создан чат в мессенджере, туда будем писать многочисленные вопросы, и там будет всё оперативно решаться. В этом же чате присутствовал и руководитель Заказчика. В результате с нашей стороны один вопрос задавался 5 раз в разные дни и 5 раз был проигнорирован. Естественно программа не внедрилась, Заказчик зря потерял деньги на внедрение. Но своей ошибки не признал, даже когда ему были предоставлены скриншоты мессенджера
2. Поэтапное выполнение работ. Проект состоит из следующих этапов:
2.1. Экспресс-диагностика. Важно для понимания целей и границ проекта. То есть прорабу надо понимать - какое здание строим, какой площади, какой этажности. К примеру и баня 6х4 м и многоподъездная многоэтажка являются зданиями, но масштаб проекта различается на порядки. Часто экспресс-диагностика выполняется бесплатно, методом опроса руководства Заказчика;
2.2. Обследование. Исполнителю важно до мелочей понимать сколько рабочих мест надо автоматизировать, как в данный момент работают сотрудники Заказчика, с какими программами взаимодействуют, кто какие функции выполняет. Аналогом обследования в строительстве являются предпроектные изыскания, а в медицине - медицинские анализы. Обследование выполняется методом опроса ключевых пользователей со стороны заказчика. Ключевые пользователи - это несколько наиболее опытных сотрудников заказчика, опросив которых мы сможем в целом понять как работает предприятие Заказчика. Их не должно быть много. Например, если в отделе продаж работает 10 человек, и все продают одно и тоже и выполняют примерно одни и те же действия, то достаточно опросить одного. Опрашивать всех десятерых будет долго и дорого. Результатом обследования является отчёт об обследовании с описанием модели выполнения работ "Как есть";
2.3. Проектирование. Здесь руководитель проекта с аналитиками и архитекторами тщательно продумывает - какими программами надо решить задачу, продумывает до мелочей весь комплекс мероприятий, какие специалисты в какой момент будут нужны и сколько это будет стоить, защищает проект перед Заказчиком. Заказчик здесь не должен занимать пассивную позицию. он должен придирчиво выяснять как планируется проект, ему "в этом доме жить". Результатом проектирования является отчёт об обследовании с описанием модели выполнения работ "Как будет", смета проекта, технические задания для специалистов;
2.4. Выполнение работ. Здесь вовсю кипит стройка в соответствии с планом проекта, техническими заданиями. Обучаются пользователи. Переносятся пробные остатки и справочники. Выполняются доработки, спроектированные ранее. При этом заказчик при необходимости предоставляет нужные ресурсы, как в примере выше про рабочее место кассира;
2.5. Опытная эксплуатация. Крайне важна для успеха проекта. Прежде чем начать работу надо её проверить в деле, попробовать поработать в новой программе, выявить и исправить все недочёты. Откуда могут взяться недочёты? Например, на этапе обследования пользователь не всё сказал, аналитик не всё зафиксировал, заказчик спустя рукава проверил результат обследования, приёмка работ выполнялась формально. На этапе опытной эксплуатации пользователям придётся поработать одновременно в двух программах. В этот момент они начинают понимать, что им придётся работать по новому и начинают выражать недовольство. ВСЕГДА. А иногда и саботировать работы, открыто или скрытно. Для этого опять таки нужен РПЗ, у которого есть власть над пользователями. Про сопротивление персонала хочется сказать отдельно. Чаще всего руководство в начале проекта не верит, что их сотрудники могут саботировать изменения. На нашей практике один руководитель убеждал, что у него "очень лояльный к изменениям персонал". И именно у него старший продавец громко во всеуслышание на весь отдел заявляла, что "Я не буду работать в новой программе". Естественно никто из саботажников не признаёт, что он саботажник. Примерный список отговорок таков "это неудобно", "у нас это работать не будет", В первые дни сотрудники исполнителя часто присутствуют на рабочих местах пользователей для оперативного решениях многочисленных вопросов пользователей программисты всё неправильно сделали", "почему нельзя всё сделать как в старой программе" "я лучше уволюсь", "какой дурак это придумал". Тот проект, к сожалению, был неудачным, Заказчик зря потратился на внедрение;
2.6. Промышленная эксплуатация. Переход на работу в новой программе. Старая программа отключается, данные из неё перенесены в новую, пользователи обучены, недочёты исправлены, всё готово к работе по новому.
