Правильное внедрение 1С на предприятии

1С - это поистине уникальный програмный продукт. Его с одинаковым успехом применяют и частные предприниматели, которые работают в одиночку, и холдинги, где трудятся сотни человек Заявка на внедрение Оставить предварительную заявку на внедрение

» » Что такое свертка и для чего она нужна

Что такое свертка и для чего она нужна

Обычно база 1С «живет» долго и прекрасно справляется с многолетним документооборотом. Это удобно, когда:
• Нужно проанализировать работу организации за много лет;
• Нужно сделать акт сверки за все время взаимодействия с контрагентом;
• Нужно сформировать, например, справки 2-НДФЛ за 2017 год для расчета отпускных и больничных.

Но со временем хранить все данные в одной базе становится трудно и накладно. Почему:
• Большая база работает медленнее и долго обновляется, требует перехода на клиент-серверный формат хранения базы данных (достаточно дорогая вещь), компьютер помощнее, услуг системных администраторов и т.д.;
• В справочниках базы могут находиться устаревшие товары, контакты, пользователи, которые так и хочется "спустить в корзину";
• Пример из нашей практики: в 1С:Торговле раньше не велся учет заказов, но такая потребность назрела. Бардак прошлых лет очень сильно затруднил это начинание: в базе было 12 тысяч незакрытых заказов! При этом большую часть из них надо удалить, но какие – никто не знает.

В этом помогает свёртка – старые года убираются в архив, а в базе остаются необходимые для работы данные. Этакая генеральная уборка.

Как выполняется свёртка:
• Справочники переносятся в новую базу;
• Остатки переносятся в новую базу. Иногда с очисткой партий;
• иногда очистка старых справочников;
• удаление помеченных объектов.
Все время, пока специалисты выполняют свертку, в базе работать нельзя.

Как проверяется работа:
• На примере 1С:Бухгалтерии: сравнивается оборотно-сальдовая ведомость старой базы с этим отчетом в новой базе. Если остатки совпадают, то база свернута правильно. При этом надо учитывать идентичность остатков не только по синтетическим счетам, но и по аналитике;
• В базах оперативного учета (1С:Торговля, Управление нашей фирмой) сверяются ведомости по остаткам ТМЦ, взаиморасчетов, заказов и т.д.

Когда лучше производить свёртку? Есть два подхода:
1. В начале года. Недостатки:
• В начале года точные остатки еще не известны. Например, акт за коммунальные услуги предоставляются в конце января. Значит, по конец января остаток на 60-м (или 76-м) счете неизвестен. Ждать февраля? Но в феврале ситуация повторится. Поэтому приходится иногда перенос остатков делать в два этапа: черновой (с текущими остатками, чтобы начать работу) и чистовой (когда остатки точно известны).
• В начале года у бухгалтеров начинается авральный сезон сдачи отчетности и длится он до конца апреля как минимум. Годовые, квартальные отчёты. Едва ли в это время есть возможность качественно проверить результаты, особенно если учесть, что во время свертки в базе работать нельзя.
2. В середине года. Возможно, это абсурд и так никто не делает. Но есть и своя прелесть подхода:
• остатки на начало года известны, а значит, что их надо переносить только один раз, что выйдет дешевле;
• часть бухгалтеров в отпуске, а значит, свертка будет не так существенно мешать работе;
• есть время на тщательную проверку результатов свертки;
• у программистов тоже не сезон, поэтому можно поторговаться. Например, мы в июле делаем скидку 10% на свертку.
Трудоемкость свертки 1С:Бухгалтерии зависит от размера базы и колеблется в пределах 2-20 часов.
Трудоемкость свертки базы оперативного учета зависит от еще большего числа факторов и непредсказуема. Ее расчет требует обследования.

Мы проводим обследование и свёртку баз данных в удобное для Вас и согласованное с нами время. Если Вы считаете, что Вам нужна свёртка базы, то напишите нам письмо по адресу info@vcdp.ru, и мы свяжемся с Вами для выяснения подробностей.

Что такое свертка и для чего она нужна